О недоучете и недостаче
О КомТех и не только...
30.05.2008 10:55:05
Аркадий Народицкий ,
Недавно мне задали вопрос - а как Ваша система может предотвратить ошибки в учете и недостачу товара?
Конечно, многое зависит от действующих бизнес-процессов и регламентов. Отсутствие каких-либо регламентов на предприятии - явный признак, мягко говоря, беспорядка и, как следствие, ошибок отражения реальной картины. Нормальный путь - это увязка регламентов работы с действующей информационной системой.
Следует различать неумышленное и умышленное искажение информации.
Относительно нашей системы умышленный ввод некорректной информации может быть предотвращен и/или отслежен благодаря следующим встроенным средствам:
1. Распределением прав доступа каждого пользователя вплоть до каждого поля любого справочника, документа (нет, просмотр, редактирование, редактирование только "своих" записей), до каждой функции. Можно также задать фильтр для конкретного пользователя, чтобы он мог иметь доступ к определенной части номенклатуры, складов, покупателей/поставщиков.
2. Настройкой модели истории изменений полей справочников и документов и построения отчетов, из которых видно: кто, когда и как изменял значения полей, кто и когда удалил запись.
3. Жесткой настройкой контроля остатков таким образом, чтобы нельзя было выписать отсутствующий товар. (Хотя контроль можно настроить так, чтобы система в документе при редактировании поля "количество" автоматически выводилось табло остатков по данному складу и предприятию в целом, включая остатки фактические, с учетом товара в пути, забронированного по договорам и т.д.)
4. Возможностью написания сценария работы пользователя, при котором система может проверять корректность заполнения нужных полей документа и при необходимости выводить соответствующие сообщения или осуществлять те или иные заранее запрограммированные действия (например, предотвращать формирование документов на отпуск недостающего или неоплаченного товара).
Кстати, обеспечение в системе пп.1-3 доступно обычному пользователю, не имеющих навыков программирования.
В дополнение к сказанному выше с неумышленным искажением информации в системе можно бороться:
1. Автоматизацией технологии формирования первичных документов. В частности:
- использованием технологии автоматизации оприходования, отпуска и инвентаризации товара с использованием штрих-кодирования и соответствующего оборудования по считыванию информации (сканеры, терминалы сбора данных), RFID и др.
- обменом документами с поставщиками (покупателями) в электронном формате.
2. Диагностированием благодаря разнообразным отчетам. Например, построением на любую дату отчетов, в которых система покажет, в каком документе вы ушли по товару в отрицательную зону (А если выход в зону отрицательных остатков все же допустим, то имеются и средства автоматизированной генерации соответствующих приходных документов), отчетов по отклонениям цен продажи, относительно установленных в прайс-листе , применительно к каждому менеджеру и др.
3. Работой менеджеров в реальном масштабе времени, когда система показывает корректные остатки по выбранной одновременно двумя менеджерами одной и той же позиции.
4. Построением протоколов, какие документы/проводки и из каких документов были сформированы. При этом возможно повторное формирование документов в режиме "вместо" или "дополнить".
Комментарии:
Добавить комментарий
|
|
|
|
 |
| |
|
|
|
| Для комментариев необходимо пройти авторизацию. |
| |
 |
| |
|
