Потомственный маг высшей категории снимет порчу с бизнес-процессов
О КомТех и не только...
22.02.2011 15:13:51
Аркадий Народицкий ,
Если Вы не верите в астрологию и прочие таинственные силы, то обратите внимание на Workflow – как инструмент для обуздания офисного броуновского движения.
Во многих случаях «порча» обусловлена внутренними причинами, связанными с недостаточным уровнем организации бизнес-процессов. Сама по себе автоматизация учета создает много предпосылок для организации и планирования работ. Но этих предпосылок недостаточно, если нет соответствующего инструмента. Таким инструментом может быть технология Workflow.
В результате применения Workflow
- бизнес-процессы систематизируются;
- по каждому документу можно прослеживать, какие операции он проходил, сроки прохождения, исполнителей каждой операции;
- можно отслеживать степень завершенности документов/проектов/задач и их приоритетность;
- обсуждения по каждому документу/проекту/задаче хранятся в базе данных;
- рассылка комментариев и обсуждений производится автоматически.
Любой бизнес можно представить состоящим из некоторых повторяющихся схем работы, как с отдельными документами (например, заявки от клиентов, счета на оплату), так и по бизнес-процессам в целом (например, бизнес-процессы продаж, закупок, работы с претензиями и т.д. ).
1. Применительно к основным документам, а также к Проектам, Задачам и Инцидентам можно определить типовые Процессы их обработки, которые включают описание возможных Операций (Действий) и Состояний Процесса.
2. Для одного документа могут быть определены несколько типовых Процессов. Помимо заводских настроек Процесса пользователь может самостоятельно устанавливать и описывать «свои» Процессы.
Например, если на фирме принята обработка документа Заявка от клиента, то типовой процесс может включать Действия:
Аннулировать, На согласование, На утверждение, Утвердить, Не утвердить, Сформировать КП (коммерческое предложение), Отклонить, Отложить.
Посмотрите >>
3. Каждое Действие имеет, по крайней мере, одно начальное и конечное Состояние.
Для Состояния можно назначать срок и ответственного исполнителя, а также процент, характеризующий степень завершенности Процесса.
В реестре документов Состояния документов автоматически отражаются соответствующим цветом в статусной колонке. Цвет определяется в описании Состояния.
Посмотрите >>
4. Наименования Действия отображаются на экране как кнопки. Состав этих кнопок определяется динамически исходя из текущего Состояния и описания Действий для данного типового Процесса.
Например, для Состояния «поступила (заявка) на экране будут видны кнопки На согласовании, Отклонить, Аннулировать, Отложить.
А для Состояния «на согласовании»: На утверждение, Сформировать Ком.предложение, Отклонить, Аннулировать, Отложить.
Посмотрите >>
5. Нажатием кнопки Действия Процесс переводится в следующее Состояние. Действия могут запускать предварительно настроенные Сценарии работы (например, автоформирование других документов на основе данного, уведомления о выполнении той или иной стадии).
Например, нажатие кнопки Сформировать КП (коммерческое предложение) завершает Workflow по текущему Процессу обработки заявки от клиентов, формирует запись в реестре КП и переводит Workflow по КП в исходное состояние.
6. Для удобства работы в экранах Workflow располагаются кнопки, позволяющие оперативно открывать другие таблицы (например, Звонок (реестр звонков) или E-mail)
7. Действия могут запускать предварительно настроенные Сценарии работы (например, автоформирование других документов на основе данного, уведомления о выполнении той или иной стадии).
8. Продолжительность работы по Состоянию отражается в индивидуальном аналитическом табеле.
9. Workflow может сопровождаться обсуждением. Сервер оповещений автоматически посылает заинтересованным лицам сообщения, например, по E-mail или SMS, о появлении нового вопроса или комментария. Обсуждения и комментарии хранятся внутри Workflow по данному документу.
В целом, без всякой магии, внедрение Workflow – это эффективный инструмент для качественного управления
компанией.
Будут вопросы - обращайтесь mag@comtec.ru
*)Экраны сняты с версии 9.5.1.
Комментарии:
Добавить комментарий
|
|
|
|
 |
| |
|
|
|
| Для комментариев необходимо пройти авторизацию. |
| |
 |
| |
|
